Är ditt IT-projekt dödsdömt?

(Computer Sweden 1999)

Gartner Group: IT-projekt misslyckas ofta. Det finns åtta områden som kräver speciell uppmärksamhet för att projektet ska lyckas.

Mer än hälften av alla IT-projekt ger inte önskat resultat. Stora projekt har speciella problem på grund av sin storlek och sin räckvidd. Användarnas behov förändras, medarbetare flyttar och byter arbetsuppgifter och tidsramar och budgetramar växer. Givet den aktuella nivån på omsättning av IT-medarbetare kommer 80 procent av de som var med och drog igång ett typiskt femårigt projekt inte att vara kvar när projektet avslutas.
Andra industrier kan ofta visa mycket bättre resultat när det gäller att införa stora, komplexa projekt. Byggprojekt, stora konstruktioner och inom bilindustrin är det vanligt med projekt som spänner över flera år. IT-chefer hävdar ofta att deras projekt innebär högre risker eftersom deras projekt är svårare. IT handlar om koncept och resultatet visas ofta inte föränn merparten av pengarna och tiden är spenderad. Trots det tenderar IT-projekt att misslyckas av samma skäl.

1. Stöttning från ledningen. En ledning som engagerar sig och stöttar är mycket viktigt för projektets verksamhet. Den deltar i projektbeslut och övervakar regelbundet arbetet för att leta efter förseningar, förskjutningar eller fokusförflyttning. Den inför enkla projektbedömningsverktyg för att hjälpa till att styra projektportföljen. Dödsdömda projekt har en ledning som kommer med en idé, initierar projektet och som sedan försvinner.

2. Planering. Sunda projektplaner är realistiska, aktuella och gås regelbundet igenom. Arbetet delas upp i hanterbara enheter, där extra tid och pengar läggs på för att klara eventuella förskjutningar. Användare och medarbetarna på IT-avdelningen tar fram tydliga definitioner för vad varje nivå i projektet ska leverera och hur hela gruppen ska veta när projektet är avslutat. Milstolpar i projektet gör det möjligt för projektledningen att fatta beslut om fortsatt drift eller att avsluta projektet. Goda planer gör det möjligt för projektledningen att identifiera problem tidigt.

3. Kommunikation. Sunda projekt har enkla, korta kommunikationsvägar, och så snart det är möjligt sker kommunikationen ansikte mot ansikte. Dödsdömda projekt har långa, komplicerade vägar för kommunikationen med detaljerade regler för memos, e-post och rapporter. På sådana projekt läggs mer arbete på att rapportera än på att utföra något arbete.

4. Förändringskontroll. Förändringskontroll är vanligen den svagaste länken i ett IT-projekt. Trots det lägger projektledare i andra industrier ner mycket energi på att hantera förändring, insisterar på att dessa är tydligt definierade, korrekt prissatta och formellt godkända. De refererar till projektplanen för att se vilka konsekvenser förändringarna kommer att få. De har ett kontrakt som beskriver vad förändringen innebär, hur den ska hanteras och vem som ska betala.

5. Avbrott. Många IT-projekt håller på för länge. En erfaren ledningsgrupp och projektledare utvecklar en strategi för att hantera avbrutna projekt redan i inledningen av projektarbetet. I vissa fall blir ett avbrott ett "i värsta fall"-scenario.

6. Resultat, inte processer. Dödsdömda projekt har dåligt definierade mål för vad som ska åstadkommas. De talar om koncept snarare än vinster. De koncentrerar sig på processerna – hur projektet ska löpa på – och glömmer bort vart man vill nå. I lyckade projekt förstår både användare och IT-avdelningen de mål man vill uppnå.

7. Företagskultur. Företag har väldigt olika förmåga att hantera stora projekt. När omvärlden rör sig snabbt blir det desto svårare med långa och komplexa projekt. En serie med korta projekt är därför att föredra. Längre projekt medför större risker eftersom medarbetare flyttar och behoven inom organisationen ändras.

8. Lär från tidigare projekt. Företag som tar sig tid att lära sig av sina misstag – både de som varit lyckosamma och de som varit misslyckanden – erhåller generellt sett bättre resultat. Ledningen bör därför kräva att alla projekt regelbundet funderar på vad man lärt sig under projektet genom dess livscykel. Det är en bra sätt att skaffa nya idéer och arbetssätt.

Ett enkelt sätt att hantera projektplaner baserar sig på signalerna från trafikljusen (rött, gult och grönt). Projektledaren lägger in ett slack i planen efter varje viktig milstolpe. I projektet visas statusen:

Checklista för dödsdömda projekt

Dödsdömda projekt har:

<<åter